Met enkele gigs in een jaar is een envelop en een pen voldoende om je optredens bij te houden. Wanneer je steviger aan de weg timmert en je krijgt meerdere aanvragen per maand te verwerken, dan is een gedegen administratie een vereiste.

In deze blogpost vind je de optreedadministratie die ik gebruik om overzicht te houden in alle gigs van verschillende bands die ik manage.

Een korte uitleg over de optreedadministratie.

In de Excel-sheet vind je een tool waarmee je handig je gigs kan organiseren. Met een beetje common-sense wijst alles zich vanzelf. Een paar aandachtspunten om de functionaliteit van de sheet ten volste te benutten.

1. Voer de ‘datum’ als volgt in: 01-01-12. Automatisch wordt er de juiste dag aan toegekend.
2. Voer bij ‘gage’ altijd een kaal cijfer in; geen punt, komma of euro-teken.
3. Bij ‘status’ heb je de keuze uit drie mogelijke invoeren die automatisch in opmaak veranderen
1. CONFIRMED (groen)
2. PENDING (oranje)
3. CANCELLED (rood)
4. De kolommen die gaan over ‘beschikbaarheid’ zijn vooral handig bij een (grote) band die er verschillende agenda’s op na houden. Een vinkje kan je overigens op de Mac met de sneltoets ‘alt + letter v’ toevoegen. Ook hier wordt de format automatisch aangepast en zijn de volgende mogelijkheden toegevoegd:
1. Beschikbaar
2. Niet beschikbaar
3. Vervanger nodig
4. Bandlid niet nodig voor dit optreden
5. De laatste kolom is ingericht om je te helpen herinneren hoe de status van de betaling ervoor staat. Je kan hier ‘SEND’ en ‘PAID’ invoeren.

Als manager van meerdere bands, of als je zelf in meerdere bands speelt, kan je verschillende tabbladen maken en zo de boel georganiseerd en gescheiden houden. Verder zijn de kolommen modulair en kan je zelf naar behoefte een kolom toevoegen.

Met soms zes optredens van verschillende bands in één week zweer ik bij deze administratie om overzicht te houden in wie waarheen moet en met welke opdrachtgever ik wat heb afgesproken. Gebruik deze handige administratie en deel vooral je ervaringen waar je verbeteringen of aanvullingen ziet.

   [DOWNLOAD DE MUSIC UNITED OPTREEDADMINISTRATIE v 1.0]

Al geruime tijd geleden introduceerde ik de eerste versie van de Structool. Inmiddels is dit handige -althans vind ik- systeem uitgegroeid tot een dagelijkse routine die mij helpt bij het verzetten van de bergen werk. Sterker nog, de Structool is gebaseerd op een principe wat in Amerika behoorlijk veel aanhang heeft. Getting Things Done. Een methode ontwikkelt door David Allen.

In deze blog meer over hoe je praktisch en effectief te werk kan gaan en de nieuwe Structool.

Deze Slideshare geeft in het kort weer wat de principes zijn van Getting Things Done.

De Structool zou je logischerwijs kunnen gaan gebruiken na bovenstaande presentatie door te hebben genomen. Het managen van je ‘workflow’ kan je in deze sheet zeer gemakkelijk. Download hem, gebruik hem en kom zeker terug voor suggesties ter verbetering.

Get your things done! [cheesy punchline om mee te eindigen]

 [DOWNLOAD STRUCTOOL v 4.0]

Uitbetalingen van optredens: hoe regel je dat goed? En dan ook nog eens op zo’n manier, dat het voordelig is voor jouw specifieke (band)situatie. Binnen een band is de een in loondienst, vangt een andere WWIK en zijn er ook een paar ondernemers voor de fiscus. Hoe pak je dit zo voordelig mogelijk aan, en hoe zorg je voor een nette afhandeling bij de opdrachtgever?

Guido van Vulpen heeft GVV Administraties opgericht. GVV Administraties is een administratiekantoor dat zich richt op kleine organisaties zoals eenmanszaken (zowel ZZP’ers en kunstenaars als eenmanszaken met personeel), stichtingen en verenigingen. Guido geeft de nodigen adviezen op deze lastige administratieve vragen.

Meer en meer muzikanten genieten van de WWIK en moeten aantonen of ze geld verdienen met hun ondernemende activiteiten om zo aanspraak te houden op de WWIK. Met KVR’s wordt vaak geld binnengehaald, maar ook net zo vaak direct in de bandpot gestopt. Maak je aanspraak op dat geld voor de WWIK, en wat is daarin een handige/prettige constructie?

Wanneer je naar de aard van de Kleine Vergoedings Regeling (KVR) kijkt, wordt al snel duidelijk dat de vergoedingen onder die KVR eigenlijk niet aan de winst kunnen bijdragen. De KVR is een regeling die het mogelijk maakt onkosten te vergoeden zonder dat daar declaraties met bonnetjes enzo bij worden ingeleverd.

De artiest ontvangt deze vergoeding zonder dat er loonbelasting over wordt ingehouden (we werken immers nog onder de artiestenregeling) maar dient zelf aan te tonen dat daar kosten tegenover staan. De inkomsten dienen bij de aangifte inkomstenbelasting aangegeven te worden als ‘resultaat uit overige werkzaamheden’ en de bijbehorende kosten kunnen bij diezelfde vraag worden ingevuld.

Het ‘in de bandpot stoppen’ ziet de belastingdienst niet als kosten. ‘Daar betalen we het busje en de oefenruimte van’ wel. Zorg dus dat er bonnetjes van worden bewaard en dat je iets op papier hebt over de kosten van bijvoorbeeld de oefenruimte. Mochten de kosten minder zijn dan de vergoedingen, dan moet over het saldo inkomstenbelasting en premie ZVW worden betaald. Afhankelijk van het overige inkomen is dat een percentage van 0 tot 52%. Dat batig saldo mag wel als eigen inkomen voor de WWIK worden aangemerkt!

Naar mijn mening is dit echter ‘broddelwerk’. Hoewel niet iedereen het met me eens is, ben ik van mening dat de WWIK alleen goed functioneert in combinatie met ondernemerschap. In dat geval is het dus een logische stap dat de artiest niet meer werkt met de KVR, maar gaat factureren met een VAR-WUO ter ondersteuning. In dat geval wordt de omzet binnen de onderneming verantwoord. Wanneer je dan ook nog voldoet aan de eisen voor IB ondernemerschap, zijn daar nog een groot aantal fiscale voordelen aan verbonden ook.

Antwoord op je vraag is dus: de KVR vergoedingen verminderd met de bijbehorende kosten kunnen worden aangemerkt als neveninkomsten voor de WWIK, maar het is niet de beste oplossing.

Bands bestaan steeds meer uit ZZP-ers,mensen in loondienst, WWIK’rs of studenten. Wat is een slimme manier om in zo’n gemêleerd gezelschap handige uitbetaal-opties op te zetten?

Wanneer je met dit soort gezelschappen werkt, zal de opdrachtgever heel blij worden wanneer je de administratieve afhandeling bij hem wegneemt en binnen het gezelschap regelt. Dit kan door het gezelschap ‘inhoudingsplichtig’ te laten worden.

De inhoudingsplichtige verklaring is voor een groep artiesten wat de VAR-WUO voor de individuele artiest is; een vrijwaring van de opdrachtgever voor het inhouden van belastingen en premies. Het gezelschap moet dan zelf wel de artiesten regeling uitvoeren. De artiesten die ondernemer zijn factureren naar het gezelschap en overleggen bij die factuur een VAR-WUO, de niet-ondernemers vullen gezamelijk of individueel een Gage Verdelings Verklaring en ontvangen de vergoeding als KVR. Het lastige hierbij is dat die KVR betalingen wel aan de belastingdienst gemeld moeten worden.

Door het gebruik van een factuur met een IPV, komt het geld in de bandpot. Wat er daarna gebeurt (uitbetalen aan bandleden of niet) is vrij aan de band. Binnen een VOF of Maatschap telt dat geld wel (voor het afgesproken deel) mee voor de WWIK, ook als de winst in de bandpot blijft zitten.

Guido heb ik ook de vraag over rechtspersonen voor de voeten gegooid. Word je als band een Stichting, Vereniging, een VOF of zoals iemand me tipte een Maatschap? En wanneer overweeg je deze beslissing? Dit levert weer zoveel nieuwe input op, dat Guido -na zijn vakantie- hierop terugkomt. Dank voor de input zover, Guido, en wordt vervolgd dus!
[UPDATE: Uitleg Stichting voor muzikanten/bands]

Deze blogpost is informerend en kan je uiteraard geen rechten aan ontlenen. Iedere situatie is verschillend, en als je graag zeker wil zijn van jouw zaak, neem contact op voor een consult met Guido (guido@gvvadministraties.nl | 0317-422991). Dat hoeft niet duur te zijn, en is het zeker waard!

Door de vele (goede) reacties op een eerdere weblog post, ben ik door gaan peinzen over de muziek en haar live-gages voor muzikanten. Die overpeinzingen hoorde hoofdredacteur Mark Postema van MusicMaker op een middag aan en zei volmondig: “Dat wil ik op de cover van mijn volgende blad.”

Geld. Doekoe. Pecunia. Elke muzikant wil het, maar niemand zal ooit toegeven het ‘daarom te doen’. Erkenning, zingeving of plezier lijken veel voorkomende motivaties te zijn om muziek op de bühne te brengen. Geldelijke waardering verdient in de meeste gevallen niet de eerste aandacht, terwijl iedere andere gezonde prof de centen nooit uit het oog verliest.

Hoe zit dat nou? Is het simpele marktwerking, de lage gages, of komt er meer bij kijken? Wat zijn de invloeden, en wat kan een muzikant zelf beïnvloeden als het gaat om geld verdienen.

De MusicMaker is overal in Nederland in de winkel te koop voor €6,50. Sowieso de moeite waard om een MusicMaker aan te schaffen (of zelfs te abonneren), want het blad is als een soort muzikantenvakbond. Veel tips, onderzoekjes, reviews en handige weetjes zitten ‘all-over’ in dit muzikantenblad. Niet alleen ‘zakelijkheden’ maar vooral ook informatie over versterkers, type gitaren, effecten, keyboards, software, zangtechniek, bandbussen…alles waar een moderne muzikant meer over wil weten.

UPDATE: Nu de nieuwe MusicMaker in de winkel ligt, kun je het coveritem hier ingescand terug vinden.

Enkele tips en handig gereedschap: de Structool.

Te beginnen met een tip van lifehacking.nl om efficiënt bezig te zijn en overzicht te behouden.

Iedere dag start de dag met informatie-instroom (emails, sociale profiel berichten, twitter) naar jou toe. Wanneer je deze informatie binnen twee minuten kan afhandelen (een reply op een vraag, het opsturen van een rider die op je computer staat), verwerk je dit direct. Alle andere acties die je moet doen schrijf je neer, en priotizeer je. De Structool die Music United heeft ontwikkeld heeft een actiepuntenlijst onderverdeeld in sterren-prioriteiten.

Wanneer je alle actiepunten hebt verzameld en hebt geprioriseerd, kun je aan de hand van de actiepuntenlijst efficiënt aan het werk gaan. Je hoofd wordt niet vermoeid met het onthouden van belangrijke dingen. De kans blijft bestaan dat je dingen vergeet.

Bij je onderneming komt meer kijken. Een optreed administratie, het boeken van festivals of voorprogramma’s, een nieuwsbrief. Al dit soort informatie is goud waard voor je als muzikant of essentieel om geen gedonder te krijgen met instanties. Al deze zaken zijn verwerkt in de Structool. Het enige wat niet te organiseren/structureren is, is discipline.

Snuffel is rond door de Structool. Het downloadable exemplaar bevat enkele voorbeelden ter illustratie (kan je zelf verwijderen). Laat vooral een reactie achter of je het handig vindt of dingen mist.

[DOWNLOAD STRUCTOOL v 1.0]

[DOWNLOAD STRUCTOOL v 2.0] -2010-

[DOWNLOAD STRUCTOOL v 3.0] -2010- UPDATE